O Planejamento de Visitas permite configurar visitas automáticas para clientes, com base em frequências definidas (semanal, quinzenal ou mensal), horários específicos e dias da semana permitidos. O sistema também gerencia as configurações do vendedor visitante, incluindo horários de trabalho, coordenadas de partida e limites de visitas por dia.
Índice
Configuração Inicial
Antes de configurar o planejamento de visitas, é necessário:
- Ter um cliente cadastrado com endereços de visita
- Configurar um vendedor visitante com suas respectivas configurações
- Definir os contatos preferenciais para visita (opcional)
Recomendamos configurar primeiro as configurações do vendedor visitante antes de criar o planejamento de visitas para evitar conflitos.
Configurações do Vendedor Visitante
As configurações do vendedor visitante determinam como as visitas serão organizadas e distribuídas ao longo do dia.
Campos das Configurações do Vendedor
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Endereço de Partida | Endereço completo de onde o vendedor inicia suas visitas | Obrigatório |
| Latitude/Longitude | Coordenadas geográficas do ponto de partida para cálculo de rotas | Obrigatório |
| Visitas por Dia | Número máximo de visitas que o vendedor pode realizar por dia | Obrigatório |
| Duração da Visita (minutos) | Tempo médio estimado para cada visita | Obrigatório |
| Horário Flexível | Determina se os horários são flexíveis ou sequenciais | Obrigatório |
| Primeira Visita | Horário de início das atividades (apenas se não for flexível) | Opcional |
| Última Visita | Horário limite para agendamento de visitas (apenas se não for flexível) | Opcional |
| Intervalo de Almoço | Período em que o vendedor não está disponível para visitas | Opcional |
O modo flexível ignora os horários de primeira e última visita, permitindo que as visitas sejam agendadas em qualquer horário do dia dentro da janela de tempo do cliente.
Configuração do Planejamento de Visitas
Após configurar o vendedor, você pode criar o planejamento de visitas para clientes específicos.
Campos do Planejamento
| Campo | Descrição | Obrigatório |
|---|---|---|
| Cliente | Cliente que receberá as visitas planejadas | Obrigatório |
| Contato Preferencial | Pessoa de contato no cliente para as visitas | Opcional |
| Endereço de Visita | Local onde serão realizadas as visitas | Obrigatório |
| Vendedor Visitante | Usuário responsável pelas visitas | Obrigatório |
| Frequência de Visita | Semanal, Quinzenal ou Mensal | Obrigatório |
| Horário Preferencial | Janela de horário em que o cliente prefere receber visitas | Opcional |
| Dias da Semana | Dias permitidos para visitas (Segunda a Domingo) | Obrigatório |
| Procurar datas disponíveis a partir de | Data a partir da qual as visitas devem ser agendadas. Para frequências Quinzenal e Mensal, esta data torna-se a âncora que orienta todos os ciclos futuros. | Opcional |
Tipos de Frequência
- Semanal: Uma visita por semana nos dias selecionados
- Quinzenal: Uma visita a cada 14 dias, mantendo o ciclo consistente
- Mensal: Uma visita por mês, preferencialmente na mesma semana
Ações do Planejamento
O sistema oferece diferentes ações para gerenciar o planejamento de visitas:
Ações de Atualização
- Atualizar e Remover Atividades Abertas: Remove todas as visitas futuras ainda não realizadas e cria novas com base na configuração atual
- Atualizar e Manter Atividades Abertas: Mantém as visitas já agendadas e adiciona novas conforme necessário
Ações de Remoção
- Remover Planejamento: Remove apenas a configuração do planejamento, mantendo visitas já agendadas
- Remover Planejamento e Atividades: Remove tanto a configuração quanto todas as visitas futuras pendentes
As ações de remoção são irreversíveis. Certifique-se de que realmente deseja remover o planejamento antes de confirmar.
Gerenciamento de Conflitos
O sistema monitora e registra conflitos que impedem o agendamento automático de visitas.
Tipos Comuns de Conflitos
- Capacidade Esgotada: Vendedor já possui o número máximo de visitas no dia
- Horário Incompatível: Não há horários disponíveis na janela preferencial do cliente
- Dias Não Permitidos: Não há dias da semana compatíveis entre vendedor e cliente no período
- Coordenadas Ausentes: Endereço de visita sem coordenadas geográficas para otimização de rota
Conflitos são registrados automaticamente e podem ser resolvidos ajustando as configurações do vendedor ou do planejamento específico.
Regras de Cálculo
O sistema utiliza algoritmos específicos para otimizar o agendamento de visitas:
Algoritmo de Proximidade
As visitas são organizadas por proximidade geográfica usando:
- Coordenadas do ponto de partida do vendedor
- Coordenadas dos endereços de visita
- Cálculo de distância por fórmula de Haversine
- Ordenação por algoritmo nearest-neighbor (vizinho mais próximo)
Resolução de Horários
O sistema determina horários considerando:
- Modo Sequencial: Visitas organizadas uma após a outra, respeitando duração e deslocamento
- Modo Flexível: Busca pelos primeiros horários livres dentro das janelas disponíveis
- Intervalo de Almoço: Evita agendamentos durante o período de pausa
- Janelas de Tempo: Intersecção entre horários do vendedor e preferências do cliente
Reagendamento Automático
Quando uma visita não pode ser agendada na data ideal, o sistema tenta:
- Outros dias permitidos na mesma semana ou quinzena (dependendo da frequência)
- Outras ocorrências do mesmo dia da semana no mês
- Se nenhuma alternativa for encontrada, registra um conflito
Como Funciona Cada Frequência
Esta seção explica em linguagem simples como o sistema calcula as datas de visita para cada tipo de frequência — e o que acontece quando o dia ideal não está disponível.
Para todos os exemplos abaixo, considere que o planejamento foi configurado com dias permitidos: Segunda-feira e Quarta-feira e a primeira visita fixada em 05/05/2025 (segunda-feira).
Frequência Semanal
O sistema divide o mês em janelas de 7 dias e tenta agendar exatamente uma visita por semana, sempre no primeiro dia permitido que cair dentro daquela janela. Pense como se o mês fosse cortado em fatias semanais: dentro de cada fatia, o sistema escolhe o melhor dia disponível.
| Semana | Janela | Primeiro dia permitido encontrado | Visita agendada |
|---|---|---|---|
| 1ª semana | 05/05 – 11/05 | Segunda 05/05 | 05/05 |
| 2ª semana | 12/05 – 18/05 | Segunda 12/05 | 12/05 |
| 3ª semana | 19/05 – 25/05 | Segunda 19/05 | 19/05 |
| 4ª semana | 26/05 – 01/06 | Segunda 26/05 | 26/05 |
O que acontece se a Segunda estiver bloqueada? Se o vendedor já atingiu o limite de visitas naquele dia ou não há horário compatível, o sistema tenta automaticamente a Quarta da mesma semana antes de registrar um conflito.
Frequência Quinzenal
O sistema usa a data da primeira visita como âncora e avança em ciclos fixos de 14 dias exatos. Isso garante que o intervalo entre visitas seja sempre igual, independente de qual semana ou mês estamos.
Imagine que você fincou uma estaca no calendário em 05/05 e passou uma corda de nó em nó a cada 14 dias: cada nó é uma data de visita. O sistema tenta agendar a visita exatamente em cada nó, dentro dos dias permitidos.
| Ciclo | Cálculo | Data gerada | Dia da semana |
|---|---|---|---|
| 1º ciclo | Âncora inicial | 05/05/2025 | Segunda-feira |
| 2º ciclo | 05/05 + 14 dias | 19/05/2025 | Segunda-feira |
| 3º ciclo | 05/05 + 28 dias | 02/06/2025 | Segunda-feira |
| 4º ciclo | 05/05 + 42 dias | 16/06/2025 | Segunda-feira |
Importante: Na frequência quinzenal, o sistema só aceita reagendamentos dentro da mesma janela de 14 dias. Ele não agenda uma visita avulsa em outra data qualquer do mês — a âncora é sempre preservada para garantir a regularidade dos intervalos.
E se a data âncora calculada estiver bloqueada? O sistema busca outro dia permitido dentro da mesma janela de 14 dias. No exemplo: se 19/05 (Segunda) estiver bloqueada, ele tenta a Quarta 21/05, que ainda está dentro do ciclo. Se nem isso for possível, registra um conflito.
Frequência Mensal
O sistema agenda uma visita por mês. Para decidir em qual dia agendar, ele usa a data âncora como referência e avança essa âncora em ciclos de aproximadamente 30 dias a cada mês. Em seguida, entre todos os dias permitidos naquele mês, escolhe o mais próximo da âncora — podendo ser antes ou depois dela.
Pense assim: a âncora aponta para uma “semana preferida” dentro do mês. O sistema olha para os dias permitidos mais próximos dessa semana e escolhe o melhor disponível.
| Mês | Âncora projetada | Dias permitidos próximos | Visita agendada | Motivo da escolha |
|---|---|---|---|---|
| Maio/2025 | 05/05 | Seg 05/05, Qua 07/05 | 05/05 (Segunda) | É exatamente a âncora (distância zero) |
| Junho/2025 | 04/06 (05/05 + 30d) | Seg 02/06, Qua 04/06 | 04/06 (Quarta) | Quarta está a 0 dias da âncora; Segunda está 2 dias antes |
| Julho/2025 | 04/07 (04/06 + 30d) | Seg 07/07, Qua 02/07 | 02/07 (Quarta) | Quarta está 2 dias antes; Segunda está 3 dias depois |
| Agosto/2025 | 03/08 (04/07 + 30d) | Seg 04/08, Qua 06/08 | 04/08 (Segunda) | Segunda está 1 dia depois; Quarta está 3 dias depois |
E se a âncora cair depois do fim do mês? Isso pode acontecer em meses curtos (fevereiro, por exemplo). Nesse caso, o sistema escolhe o último dia permitido antes do fim do mês para não deixar o mês sem visita.
Por que a data muda ligeiramente a cada mês? Porque meses têm comprimentos diferentes (28, 29, 30 ou 31 dias) e o sistema avança a âncora em 30 dias fixos. Com o tempo, a data preferida pode se mover alguns dias para frente ou para trás — esse comportamento é esperado e garante que o intervalo entre visitas seja sempre próximo de um mês.
Resumo Comparativo das Frequências
| Critério | Semanal | Quinzenal | Mensal |
|---|---|---|---|
| Visitas por mês | ~4 | ~2 | 1 |
| Base do cálculo | Janelas de 7 dias corridos | Ciclos fixos de 14 dias a partir da âncora | Âncora avançada ~30 dias por mês |
| Reagendamento dentro do período | Outros dias permitidos da mesma semana | Outros dias permitidos dentro dos 14 dias | Dia permitido mais próximo da âncora no mês |
| Consistência do intervalo | Alta — sempre 7 dias | Muito alta — sempre 14 dias exatos | Aproximada — cerca de 30 dias |
| Data âncora necessária | Não obrigatória | Obrigatória — define o ciclo inteiro | Obrigatória — define a semana de referência |
| Visitas realizadas são alteradas? | Nunca | Nunca | Nunca |
Para as frequências Quinzenal e Mensal, preencha sempre o campo “Procurar datas disponíveis a partir de”. Esse valor se torna a âncora que orienta todos os ciclos futuros — sem ele, o sistema não consegue calcular as datas corretamente.
Perguntas Frequentes
Como o sistema escolhe os horários das visitas?
No modo sequencial, as visitas são organizadas cronologicamente com base na proximidade geográfica. No modo flexível, o sistema busca os primeiros horários livres dentro da janela de tempo permitida, respeitando as preferências do cliente e a disponibilidade do vendedor.
O que acontece se o vendedor estiver sobrecarregado?
Se o vendedor já possui o número máximo de visitas configurado para um dia, o sistema registra um conflito e tenta reagendar para outros dias permitidos. Se não for possível, a visita fica pendente até que haja disponibilidade ou as configurações sejam ajustadas.
Posso alterar um planejamento já ativo?
Sim, você pode alterar as configurações a qualquer momento. Use “Atualizar e Manter Atividades Abertas” para preservar visitas já agendadas ou “Atualizar e Remover Atividades Abertas” para recriar todo o cronograma com as novas configurações.
Como funciona o reagendamento automático?
Quando uma visita não pode ser agendada no dia ideal, o sistema primeiro tenta outros dias permitidos na mesma semana/quinzena, depois outras ocorrências do mesmo dia da semana no mês. Se nenhuma opção funcionar, registra um conflito para resolução manual.
Por que algumas visitas aparecem como conflito?
Conflitos ocorrem quando não é possível agendar automaticamente devido a: capacidade esgotada do vendedor, incompatibilidade de horários, ausência de dias válidos no período ou problemas de coordenadas geográficas para otimização de rota.
Qual a diferença entre horário flexível e sequencial?
No modo sequencial, as visitas são organizadas uma após a outra seguindo a otimização por proximidade geográfica. No modo flexível, as visitas podem ser agendadas em qualquer horário disponível dentro da janela de tempo permitida, sem necessariamente seguir uma sequência geográfica.
Como configurar coordenadas de partida?
Digite o endereço completo no campo “Endereço de Partida” e clique no ícone GPS para geocodificar automaticamente. As coordenadas latitude e longitude serão preenchidas automaticamente para otimização de rotas.
Posso ter diferentes configurações para vendedores distintos?
Sim, cada vendedor possui suas próprias configurações independentes, incluindo horários de trabalho, ponto de partida, número máximo de visitas por dia e modo de agendamento (flexível ou sequencial).
O que acontece com visitas já realizadas ao alterar o planejamento?
Visitas já concluídas (com status “Fechado”) nunca são alteradas ou removidas. O sistema apenas gerencia visitas futuras com status “Aberto”, preservando sempre o histórico de atividades já realizadas.
Como resolver conflitos de agendamento?
Analise a causa específica do conflito na aba “Conflitos”. Soluções comuns incluem: ajustar horários de trabalho do vendedor, aumentar o número de visitas por dia, modificar dias permitidos do cliente ou corrigir endereços sem coordenadas geográficas.
Por que a data da visita mensal muda um pouco a cada mês?
Porque meses têm comprimentos diferentes e o sistema avança a âncora em 30 dias fixos. Com o tempo, a data preferida pode se deslocar alguns dias para frente ou para trás. Esse comportamento é esperado e garante que o intervalo entre visitas seja sempre próximo de um mês.
O que é a “âncora” no planejamento quinzenal e mensal?
A âncora é a data da primeira visita configurada no campo “Procurar datas disponíveis a partir de”. Ela funciona como ponto de partida fixo para todos os cálculos futuros: no quinzenal, todos os ciclos de 14 dias são contados a partir dela; no mensal, ela define a semana de referência dentro de cada mês. Por isso esse campo é essencial para essas duas frequências.