Um Contrato Guarda-Chuva é um acordo comercial macro, firmado entre empresa e cliente/fornecedor, que define condições gerais para uma relação de fornecimento, mas não representa uma venda específica ainda. Ele funciona como uma estrutura “mãe”, que controla e organiza pedidos derivados, chamados normalmente de pedidos filhos, releases, programações, requisições, etc.
Objetivo principal
Centralizar parâmetros e regras comerciais em um único documento, garantindo que todos os pedidos gerados a partir desse contrato sigam os mesmos critérios comerciais e operacionais.
Um Contrato Guarda-Chuva inclui:
- Quantidade total contratada (por item).
- Preço negociado (por item).
- Condições de pagamento.
- Regras de entrega (frequência, prazos, locais)
- Descontos e políticas comerciais (por item).
- Limites de consumo e saldo restante (por item).
- Acordos logísticos ou fiscais.
Benefícios para a empresa
- Padronização comercial e fiscal.
- Controle rígido de saldo e vigência.
- Evita renegociação repetida de preços.
- Garante que pedidos sigam o acordo-mestre.
- Facilita auditoria e rastreamento.
- Reduz erros e retrabalho.
Exemplos típicos de uso
- Contratos de fornecimento contínuo (indústrias, insumos, embalagens).
- Contratos de compras recorrentes.
- Contratos de vendas com programação de entrega.
- Acordos anuais de distribuição e fornecimento.
Como funciona na prática no Vendelo
No Vendelo, o processo começa quando o usuário cria um pedido de venda marcado como “Contrato Guarda-Chuva”.
Esse pedido funciona como o documento mestre, responsável por controlar:
- Saldo total negociado.
- Quantidades já consumidas e quantidades em aberto.
- Preço negociado e demais condições comerciais.
O Vendelo utiliza esse pedido especial como base para todos os pedidos subsequentes relacionados ao contrato.
Emissão dos pedidos filhos
Sempre que houver uma necessidade real de entrega ou reposição, o usuário gera um pedido filho, vinculado ao contrato.
Esse pedido:
- Consome o saldo disponível do contrato.
- Mantém automaticamente os preços, descontos e condições definidas no pedido-mestre.
- Respeita restrições do contrato, impedindo alterações não permitidas.
Controle e rastreabilidade
O Vendelo exibe todos os pedidos vinculados ao contrato em uma visão unificada, facilitando:
- Rastreamento completo do histórico.
- Conferência das entregas e consumos.
- Acompanhamento em tempo real do saldo consumido x saldo disponível.
Assim, todo o fluxo, do contrato à execução dos pedidos, permanece centralizado e totalmente rastreável, garantindo precisão comercial e controle operacional.
Integração nativa com o ERP SAP Business One
O Vendelo possui integração nativa com o SAP Business One, permitindo que o processo de Contrato Guarda-Chuva funcione de forma alinhada entre os dois sistemas e mantendo a consistência de estoque, preços e rastreabilidade.
Pedido mestre como reserva de estoque
Quando um pedido mestre (Contrato Guarda-Chuva) é criado no Vendelo e integrado ao SAP Business One, ele é lançado no SAP com o objetivo de reservar o estoque total contratado. Isso garante que os itens previstos no contrato fiquem bloqueados para o cliente certo, evitando indisponibilidade nos pedidos futuros.
Atualização automática do pedido mestre
Cada vez que um pedido filho é registrado no Vendelo e integrado ao SAP:
- O pedido mestre também é atualizado no SAP Business One.
- O sistema recalcula as quantidades consumidas e quantidades ainda em aberto.
- A reserva de estoque é ajustada, mantendo a informação precisa e sincronizada.
Esse processo evita inconsistências e garante que o estoque reservado reflita sempre o saldo real do contrato.
Fechamento automático do contrato no SAP
Quando todos os itens do pedido mestre tiverem seu saldo consumido, o Vendelo informa o SAP para que o pedido mestre seja fechado automaticamente. Isso sinaliza que o contrato está 100% atendido, evitando novos pedidos filhos e encerrando o ciclo operacional.
Campos de usuário para rastreamento no SAP
Para facilitar o acompanhamento direto no SAP Business One, o cliente pode criar campos de usuário (UDFs – documentos de marketing – título) que são preenchidos automaticamente pelo Vendelo durante a integração:
| Campo | Descrição | Valores |
|---|---|---|
| VDO_MAA_PARENT | Indica se o documento é um Contrato Guarda-Chuva Vendelo | Y (Sim), N (Não) |
| VDO_MAA_CHILD | Indica se o documento é um pedido filho vinculado ao Contrato Guarda-Chuva Vendelo | Y (Sim), N (Não) |
| VDO_MAA_DOC_ENTRY | Armazena o ID do contrato mestre no SAP Business One | Número (DocEntry do pedido mestre) |
Esses campos permitem que a equipe visualize diretamente no SAP:
- Quais pedidos são contratos.
- Quais são pedidos filhos.
- A qual contrato cada documento está vinculado.
Com isso, o processo completo de controle de saldos, rastreabilidade e reserva de estoque fica totalmente integrado e transparente entre Vendelo e SAP Business One.
Situações especiais: pedido fechado no SAP sem possibilidade de reabertura
Em alguns cenários operacionais do SAP Business One, um pedido filho pode acabar fechado automaticamente e não pode ser reaberto, geralmente porque:
- Há notas fiscais vinculadas.
- Essas notas foram devolvidas por terceiros.
- Ou houve entradas/devoluções que impedem o restabelecimento do documento original.
Nesses casos, mesmo que o SAP não permita reabrir o pedido, o Vendelo oferece um mecanismo seguro para manter a integridade do Contrato Guarda-Chuva.
Desvinculação controlada do pedido
O Vendelo permite que o pedido filho bloqueado no SAP seja desvinculado do contrato guarda-chuva.
Ao fazer isso:
- O saldo do contrato é restaurado corretamente.
- O pedido não volta a compor o consumo, evitando distorções.
- O documento permanece registrado e marcado como excluído do saldo, preservando rastreabilidade e auditoria.
Essa ação existe para resolver situações onde o ERP não permite ajustes operacionais, mas o contrato no Vendelo precisa refletir o saldo real negociado, mantendo histórico consistente para consultas, revisões e auditorias. Todo o processo é controlado para garantir que nenhuma informação seja perdida e que o contrato mantenha sua coerência numérica e documental.
