O processo de autorização/aprovação de pedidos e cotações desempenha um papel crucial na eficiência das operações comerciais e na gestão do ciclo de vendas. Esse processo garante que os pedidos e cotações dos clientes sejam revisados, validados e aprovados por meio de fluxos de trabalho específicos antes de serem processados e entregues.
Veja algumas razões pelas quais esse processo é importante:
- Controle e conformidade: Ao estabelecer fluxos de trabalho claros e definir os responsáveis pela aprovação, a empresa pode garantir que cada pedido ou cotação seja analisado de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos. Isso ajuda a garantir a conformidade com as diretrizes internas, como limites de desconto, termos de pagamento, condições contratuais e políticas de crédito. Dessa forma, é possível evitar erros, discrepâncias e riscos associados a vendas não autorizadas ou fora das políticas da empresa.
- Redução de riscos financeiros: Ajuda a mitigar riscos financeiros ao analisar a capacidade do cliente de pagar pelo pedido e avaliar a viabilidade comercial da transação. Através da revisão das informações financeiras do cliente, histórico de compras, análise de crédito e limites de crédito estabelecidos, é possível identificar possíveis riscos de inadimplência ou não pagamento. Isso permite que a empresa tome decisões informadas sobre a aprovação ou ajuste do pedido, reduzindo assim os riscos financeiros associados.
- Melhoria da experiência do cliente: Ao garantir que cada pedido ou cotação seja revisado e aprovado antes do processamento, a empresa pode evitar erros de precificação, disponibilidade de estoque ou prazos de entrega. Isso resulta em um serviço mais confiável e consistente, além de evitar a frustração do cliente devido a problemas subsequentes causados por pedidos inadequados. Um processo eficiente de autorização/aprovação de pedidos e cotações também permite uma resposta mais rápida aos clientes, proporcionando uma experiência de compra ágil e positiva.
- Análise e tomada de decisão: Ao monitorar e analisar o fluxo de pedidos e cotações, é possível identificar padrões de compra, preferências dos clientes e tendências de mercado. Essas informações podem ser usadas para ajustar estratégias de vendas, gerenciar melhor o estoque, otimizar o mix de produtos e identificar oportunidades de upsell ou cross-sell. Além disso, a análise dos motivos de rejeição de pedidos pode revelar problemas recorrentes, permitindo que a empresa tome medidas corretivas para melhorar processos e evitar perdas de vendas futuras.
Regras de aprovação gerenciadas apenas pelo Vendelo
Nos tópicos seguintes, abordaremos as regras de aprovação gerenciadas pelo Vendelo. Essas regras não têm nenhuma relação com o seu ERP; são totalmente independentes e podem ser usadas ou não em conjunto com as regras nativas do seu ERP.
Criando regras de autorização
Siga os seguintes passos para criar novas regras:
- Primeiro, acesse através do menu “Regras de autorização de documentos”.
- Clique no botão adicionar ou em ver mais para editar uma regra existente.
- Selecione uma filial, caso sua empresa trabalhe com múltiplas filiais, ou deixe o campo filial sem preenchimento, caso a regra deva valer para todas as filiais da empresa.
- Forneça um nome que identifique a regra, este nome será utilizado no momento da aprovação.
- Indique para quais documentos de negócio a regra será aplicada (pedido de venda ou cotação).
- Clique em avançar.
- Na guia aprovadores, indique quais serão as equipes de supervisores ou gerentes de vendas que serão notificados para aprovar ou reprovar o documento (saiba mais).
- Ao clicar em adicionar, selecione a equipe de aprovadores, caso não exista, clique no ícone de opções no canto direito do campo para adicionar uma nova equipe.
- Em seguida, informe qual será a quantidade mínima de aprovações ou rejeições por equipe.
- Por fim, se desejar, informe uma descrição e clique em confirmar e fechar.
- Repita o processo para adicionar novas equipes de aprovadores.
- Ao avançar, informe para quais equipes de venda a regra será aplicada.
Atenção: Se nenhuma equipe de venda for informada nesta etapa, a regra valerá para todos os usuários.
- Por fim, na guia regras de autorização, selecione os filtros que irão compor as restrições de inclusão dos pedidos ou cotações.
Atenção: Se nenhum filtro for informado, a regra será aplicada para todos os documentos.
- Combine quantos filtros forem necessários para regra. Os filtros possíveis são:
– Condição de pagamento.
– Cupom de desconto.
– Filial.
– Responsável pelo frete (frete por conta).
– Estado, município, pais, e território.
– Canal (parceiro de negócio).
– Cliente.
– Transportadora.
– Limite de crédito.
– Percentual de acréscimo ou desconto por unidade pela conta flex (saiba mais).
– Percentual de desconto por item (produto ou serviço).
– Grupo de itens ou departamentos.
– Item (produto ou serviço).
– Disponibilidade de estoque.
– Lista de preços.
– Valor total de documentos de negócio (pedido ou cotação).
– Valor total de desconto.
– Valor total de despesas adicionais (fretes a outros).
– Valor total de impostos.
– Vendedor.
Neste exemplo será solicitado autorização para as equipes aprovadoras quando o cliente estiver com pendências financeiras (saiba mais).
- Por fim, clique em salvar para confirmar a regra.
Exemplo de pedido aguardando autorização
Neste exemplo, vamos incluir um pedido que será barrado pelo processo de autorização, devido o cliente estar com pendências financeiras.
- Repare que o Vendelo já está indicando a pendência para o Vendedor ou para o cliente (B2C/B2C), mas mesmo assim vamos tentar forçar a inclusão.
- Ao incluir o documento, o usuário receberá uma mensagem indicando que o o mesmo precisa de autorização.
- A equipe aprovadora receberá notificações no celular e também via e-mail.
A mensagem padrão utilizada para avisar a equipe de aprovação poderá ser editada (saiba mais).
- O vendedor ou o cliente (B2C/B2B), também receberá uma notificação no celular e um e-mail avisando sobre a necessidade de autorização.
A mensagem padrão utilizada poderá ser editada (saiba mais).
- Ao clicar sobre a notificação recebida no celular, o aprovador será direcionado para o pedido, onde poderá realizar a autorização ou a reprovação.
- Após a aprovação, o vendedor ou o cliente direto (B2C/B2B) será avisado via notificação de celular e via e-mail.
- Depois de receber o aviso de aprovação, é hora do vendedor ou cliente (B2C/B2B) concluir o pedido. Para isso será necessário reabrir o documento e confirmar o pedido.
Regras de aprovação nativas do ERP SAP Business One
Para os usuários do Vendelo que utilizam nossa integração nativa com o ERP SAP Business One, será possível usar os procedimentos de autorização, conhecidos no mundo B1 como alçadas de aprovação, sem grandes esforços no Vendelo.
Um ponto de atenção importante é evitar criar uma regra com o mesmo objetivo tanto no Vendelo quanto no SAP B1. Isso garantirá que o documento não passe por processos de aprovação duplicados, primeiro no Vendelo e depois no SAP B1.
Configurando o SAP Business One
O Vendelo utiliza as ferramentas oficiais da SAP (Service Layer) para realizar a manutenção dos dados no SAP Business One. Dessa forma, as cotações e os pedidos de venda só passarão pelos filtros das alçadas de aprovação se os campos da tela de configurações gerais do SAP Business One estiverem preenchidos corretamente, conforme ilustrado na imagem abaixo.
O campo “Ativar processo de autorização em DI” é necessário para que o SAP B1 comece a controlar a inclusão de cotações e pedidos gerados pelo Vendelo.
Sugerimos marcar o campo “Permitir que o autorizador atualize esboços de documento com o status Pendente“. Essas opções permitirão que o autorizador, além de autorizar o documento, também o inclua de forma definitiva no SAP B1. Vale lembrar que o Vendelo cria os pedidos de venda com o campo “autorizado” (sim/não) definido como “não” por padrão. O autorizador, antes de incluir o pedido, deve alterar o campo para “sim”, permitindo que o documento siga o fluxo normal de faturamento.
Incluindo o usuário SAP nos procedimentos de autorização
O Vendelo utiliza, por padrão, o usuário B1i para realizar a integração dos dados com o SAP B1. Portanto, é importante incluir este usuário nos procedimentos de autorização desejados. Caso contrário, os documentos gerados pelo Vendelo serão incluídos sem passar pelos filtros de aprovação definidos.
Exibindo o nome do Vendedor na lista de aprovações do B1
Todas as solicitações de aprovação serão enviadas pelo Vendelo ao SAP por meio do usuário B1i.
Para facilitar a identificação do vendedor sem a necessidade de abrir o esboço a ser aprovado, ao selecionar a linha da solicitação de aprovação, o add-on Vendelo Extensões (saiba mais clicando aqui) exibirá o nome do vendedor tanto na barra de status quanto no título da janela aberta.
Exemplo de fluxo de aprovação nativo do SAP B1 via Vendelo
