Regras de autorização de pedidos e cotações

O processo de autorização/aprovação de pedidos e cotações desempenha um papel crucial na eficiência das operações comerciais e na gestão do ciclo de vendas. Esse processo garante que os pedidos e cotações dos clientes sejam revisados, validados e aprovados por meio de fluxos de trabalho específicos antes de serem processados e entregues.

Se existir integração com ERP (saiba mais), o documento só será sincronizado com o ERP após sua aprovação, evitando poluir a base de dados do ERP com pedidos ou cotações inválidas.

Veja algumas razões pelas quais esse processo é importante:

  • Controle e conformidade: Ao estabelecer fluxos de trabalho claros e definir os responsáveis pela aprovação, a empresa pode garantir que cada pedido ou cotação seja analisado de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos. Isso ajuda a garantir a conformidade com as diretrizes internas, como limites de desconto, termos de pagamento, condições contratuais e políticas de crédito. Dessa forma, é possível evitar erros, discrepâncias e riscos associados a vendas não autorizadas ou fora das políticas da empresa.
  • Redução de riscos financeiros: Ajuda a mitigar riscos financeiros ao analisar a capacidade do cliente de pagar pelo pedido e avaliar a viabilidade comercial da transação. Através da revisão das informações financeiras do cliente, histórico de compras, análise de crédito e limites de crédito estabelecidos, é possível identificar possíveis riscos de inadimplência ou não pagamento. Isso permite que a empresa tome decisões informadas sobre a aprovação ou ajuste do pedido, reduzindo assim os riscos financeiros associados.
  • Melhoria da experiência do cliente: Ao garantir que cada pedido ou cotação seja revisado e aprovado antes do processamento, a empresa pode evitar erros de precificação, disponibilidade de estoque ou prazos de entrega. Isso resulta em um serviço mais confiável e consistente, além de evitar a frustração do cliente devido a problemas subsequentes causados por pedidos inadequados. Um processo eficiente de autorização/aprovação de pedidos e cotações também permite uma resposta mais rápida aos clientes, proporcionando uma experiência de compra ágil e positiva.
  • Análise e tomada de decisão: Ao monitorar e analisar o fluxo de pedidos e cotações, é possível identificar padrões de compra, preferências dos clientes e tendências de mercado. Essas informações podem ser usadas para ajustar estratégias de vendas, gerenciar melhor o estoque, otimizar o mix de produtos e identificar oportunidades de upsell ou cross-sell. Além disso, a análise dos motivos de rejeição de pedidos pode revelar problemas recorrentes, permitindo que a empresa tome medidas corretivas para melhorar processos e evitar perdas de vendas futuras.

Criando regras de autorização

Siga os seguintes passos para criar novas regras:

  • Primeiro, acesse através do menu “Regras de autorização de documentos”.
  • Clique no botão adicionar ou em ver mais para editar uma regra existente.
  • Selecione uma filial, caso sua empresa trabalhe com múltiplas filiais, ou deixe o campo filial sem preenchimento, caso a regra deva valer para todas as filiais da empresa.
  • Forneça um nome que identifique a regra, este nome será utilizado no momento da aprovação.
  • Indique para quais documentos de negócio a regra será aplicada (pedido de venda ou cotação).
  • Clique em avançar.
  • Na guia aprovadores, indique quais serão as equipes de supervisores ou gerentes de vendas que serão notificados para aprovar ou reprovar o documento (saiba mais).
  • Ao clicar em adicionar, selecione a equipe de aprovadores, caso não exista, clique no ícone de opções no canto direito do campo para adicionar uma nova equipe.
  • Em seguida, informe qual será a quantidade mínima de aprovações ou rejeições por equipe.
  • Por fim, se desejar, informe uma descrição e clique em confirmar e fechar.
  • Repita o processo para adicionar novas equipes de aprovadores.
  • Ao avançar, informe para quais equipes de venda a regra será aplicada.
    Atenção: Se nenhuma equipe de venda for informada nesta etapa, a regra valerá para todos os usuários.
  • Por fim, na guia regras de autorização, selecione os filtros que irão compor as restrições de inclusão dos pedidos ou cotações.
    Atenção: Se nenhum filtro for informado, a regra será aplicada para todos os documentos.
  • Combine quantos filtros forem necessários para regra. Os filtros possíveis são:
    – Condição de pagamento.
    – Cupom de desconto.
    – Filial.
    – Responsável pelo frete (frete por conta).
    – Estado, município, pais, e território.
    – Canal (parceiro de negócio).
    – Cliente.
    – Transportadora.
    – Limite de crédito.
    – Percentual de acréscimo ou desconto por unidade pela conta flex (saiba mais).
    – Percentual de desconto por item (produto ou serviço).
    – Grupo de itens ou departamentos.
    – Item (produto ou serviço).
    – Disponibilidade de estoque.
    – Lista de preços.
    – Valor total de documentos de negócio (pedido ou cotação).
    – Valor total de desconto.
    – Valor total de despesas adicionais (fretes a outros).
    – Valor total de impostos.
    – Vendedor.

Neste exemplo será solicitado autorização para as equipes aprovadoras quando o cliente estiver com pendências financeiras (saiba mais).

  • Por fim, clique em salvar para confirmar a regra.

Exemplo de pedido aguardando autorização

Neste exemplo, vamos incluir um pedido que será barrado pelo processo de autorização, devido o cliente estar com pendências financeiras.

  • Repare que o Vendelo já está indicando a pendência para o Vendedor ou para o cliente (B2C/B2C), mas mesmo assim vamos tentar forçar a inclusão.
  • Ao incluir o documento, o usuário receberá uma mensagem indicando que o o mesmo precisa de autorização.
  • A equipe aprovadora receberá notificações no celular e também via e-mail.
    A mensagem padrão utilizada para avisar a equipe de aprovação poderá ser editada (saiba mais).
  • O vendedor ou o cliente (B2C/B2B), também receberá uma notificação no celular e um e-mail avisando sobre a necessidade de autorização.
    A mensagem padrão utilizada poderá ser editada (saiba mais).
  • Ao clicar sobre a notificação recebida no celular, o aprovador será direcionado para o pedido, onde poderá realizar a autorização ou a reprovação.
  • Após a aprovação, o vendedor ou o cliente direto (B2C/B2B) será avisado via notificação de celular e via e-mail.
  • Depois de receber o aviso de aprovação, é hora do vendedor ou cliente (B2C/B2B) concluir o pedido. Para isso será necessário reabrir o documento e confirmar o pedido.

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